Otimizar a Produtividade no trabalho

Otimizar a Produtividade no trabalho | Foto de Saws

O índice de produtividade é o reflexo do ambiente em que estamos inseridos, na sua relação com a forma como nos organizamos. A sociedade evoluiu e permite que cada um de nós esteja permanentemente em contato através de um Smartphone. Esta liberdade acabou por criar uma dependência enorme pela comunicação, principalmente pela ansiedade constante em saber se recebemos alguma comunicação ou por querermos consultar o que há de novo. Como é indispensável que se consiga domesticar a dispersão durante o trabalho, passo a descrever os segredos para que consiga manter o foco e se torne mais produtivo. Os resultados e o reconhecimento irão ter um impacto extraordinário.

Organização e planeamento

É muito importante estabelecermos rotinas. Temos que atribuir horários rígidos para uma melhor organização das tarefas profissionais e pessoais (sobre estas falaremos mais à frente). No que toca à execução das tarefas relacionadas com trabalho, o planeamento é o maior aliado daqueles que pretendem trabalhar descontraidamente e serem reconhecidos por isso. Por esse motivo, é muito importante  que se estabeleçam metas diárias e que se completem essas tarefas sem distrações. Há várias ferramentas que nos podem ajudar a criar uma linha temporal para as tarefas diárias:

• Checklist – Esta é a forma mais primária para se desenhar um dia. De qualquer forma, para formatos de trabalho mais leves é uma ferramenta suficiente;

• Agenda – Uma excelente ferramenta que nos permite planear e seguir as tarefas que temos para o dia;

• Gestor de projetos – É uma ferramenta bastante evoluída que ajuda a gerir qualquer negócio. É indispensável para o bom funcionamento das empresas. Este software permite gerir as tarefas por estado e atribuir-lhes as prioridades correspondentes. Esta ferramenta é igualmente eficaz na gestão de follow up às tarefas.

Dentro do horário que atribuímos para a execução das tarefas profissionais, é imperativo que se preveja tempo para pausas. Os intervalos devem tirar-nos do espaço que nos relaciona com a execução dessas tarefas. Uma boa gargalhada vai sempre ajudar a que se retome a linha de trabalho e se encare a execução com grande motivação.

Diversificar métodos

Realizar as tarefas diárias sempre da mesma forma acaba por tornar o dia de trabalho bastante cansativo, um fator que diminui a produtividade. Para combater esse problema devemos, sempre que possível, alterar os métodos e o local onde executamos essas tarefas. Esta técnica vai ajudar a que encaremos as tarefas por executar com outro ânimo e, consequentemente, nos aumente a produtividade.

Controlar o foco

É um facto que hoje existem distrações a mais que nos fazem perder a vontade de executar as tarefas, destruindo completamente os planeamentos e fazendo com que não se consigam alcançar os objetivos pretendidos. O segredo é ter disciplina no que toca ao cumprimento do plano diário. Abaixo deixo alguns elementos distrativos que devemos evitar:

• E-mail – Esta ferramenta constitui um das maiores ameaças à boa produtividade. A consulta de email deve ser efetuada com disciplina; 

• Redes sociais – Devem estar inacessíveis enquanto se executam tarefas, porque são um dos maiores fatores distrativos para quem pretende cumprir com os seus objetivos;

• Multi-tasking – Não, não se trata de uma forma moderna de trabalhar. As tarefas devem ser agrupadas para serem executadas com maior eficiência, mas não devemos executar tarefas em simultâneo. É impossível manter-se o foco quando se altera constantemente entre tarefas, porque não só nos obriga a recentrar naquilo que fazíamos, como nos irá criar um desgaste extremo;

• Programas de chat – Recentemente, tem-se tentado demonstrar que a melhor forma de comunicar é através de softwares de chat ( Slack, Google Hangouts, Rocket, entre outros ). Este ponto de vista não passa de mais uma tentativa falhada para substituir o email. Devemos ver o as ferramentas de chat como uma boa forma para comunicações ligeiras (perguntar se pode reunir, por exemplo), mas a sua estética de conversa “corrida” rapidamente tornam impossível o ato de localizar e contextualizar a informação;

• Telefone – O telemóvel, principalmente porque contém acesso à internet, assume-se como o verdadeiro motivo para dispersão, seja pelas mensagens recebidas ou pela ansiedade em consultar se alguém enviou uma mensagem. A não ser que se trate de uma ferramenta essencial para a execução das tarefas, deve haver períodos do dia para responder a chamadas ou a mensagens. O ideal é colocá-lo longe da mesa de trabalho e sem som. Poderá sempre instalar uma aplicação para que o telefone apenas toque quando ligam de determinados números ( familiares, colégio dos filhos, entre outros), daqueles que sabem que apenas podemos interromper a execução das tarefas com assuntos da maior importância;

• Pesquisa – Embora seja uma das maiores fontes de informação para executarmos o nosso trabalho, navegar na internet pode transformar-se numa perda de produtividade, porque nos faz sentir ocupados, embora não estejamos a ser eficientes.

Manter-se saudável

Não há nada melhor do que executarmos a última tarefa dentro do planeado e podermos “desligar-nos” à hora prevista, permitindo que nos dediquemos a nós próprios.

• Alimentação saudável – Estabelecer padrões de alimentação mais ligeira vai fazer-nos sentir mais leves e, consequentemente, mais ágeis;

• Fazer desporto – A prática desportiva é muito importante, pois vai afastar-nos da exposição a lesões provocadas por estarmos sentados sempre na mesma posição;

• Reservar tempo para a família e amigos – Não há nada que tenha maior importância do que mudarmos de ambiente após um dia de trabalho. Este é um dos segredos para que acordemos com um sorriso todas as manhãs.

É de extrema importância que seja reservado tempo suficiente para praticar desporto e estar com pessoas num ambiente diferente. Ver a luz do Sol é um dos pilares para que se tenha rotinas regulares e dentro do controle. Um equilíbrio entre a vida pessoal e a vida profissional é essencial para a produtividade no trabalho, evitando os elementos distrativos acima referidos. A chave está em ter rotinas bem definidas, mas atravessando esses tempos de forma diversificada.